Biedru sapulces vadlīnijas

      

 Marija Heislere – Celma

Lai ievērotu visu biedrības biedru tiesības un nodrošinātu biedru sapulces lēmumu tiesiskumu, būtiska ir biedru sapulces izziņošanas, sasaukšanas kārtība, kā arī sapulces norise, ievērojot biedrības statūtu un Biedrību un nodibinājumu likuma (BNL) V nodaļas (33. – 40. pants) noteikumus.

Sapulces sasaukšana (BNL 36.pants)

  • Biedru sapulci sasauc Valde (biedrības izpildinstitūcijai), kas ir atbildīga, lai katrs biedrs savlaicīgi saņem uzaicinājumu uz biedru sapulci!
  • Biedru sapulci izziņo statūtos noteiktā kārtībā – mutiski vai rakstiski, izmantojot elektronisko pastu vai citas saziņas līdzekļus, nodrošinot, lai nosūtītais paziņojums sasniegtu katru biedru.
  • Paziņojumā norāda sapulces laiku, vietu un paredzēto darba kārtību.
  • Ja biedru sapulces darba kārtībā ir paredzēti jautājumi par grozījumu izdarīšanu statūtos, valdes vai revīzijas institūciju locekļu ievēlēšanu/atcelšanu, vai arī jautājums par biedrības likvidāciju vai reorganizāciju, tad sapulci izziņo vismaz 14 dienas pirms sapulces sasaukšanas.

Sapulces norise (BNL 37.pants)

  • Sapulce notiek atbilstoši izziņotajai darba kārtībai, jo sapulce var pieņemt tiesiskus lēmumus tikai par tiem jautājumiem, kas ir iekļauti izziņotajā darba kārtībā. Vienīgais izņēmums – biedru sapulcē piedalās visi biedri.
  • No BNL 37.panta noteikumiem izriet, ka biedru sapulce notiek klātienē – pulcējot biedrus noteiktā biedru sapulces norises vietā (ģeogrāfiskā vietā, adresē).
  • Ja tehniski ir nodrošināta katra biedra dalība, biedru sapulci var organizēt arī interaktīvi – izmantojot video konferenci vai citas sakaru tehnoloģijas, kas nodrošina balsošanas, balsu saskaitīšanas un citas biedru sapulces norises.
  • Ja biedrībā ir daudz biedru un nav iespējams tos sasaukt vienkopus (piemēram, daudzdzīvokļu māju apsaimniekošanas biedrībām), tad biedru sapulces lēmumus var pieņemt arī aptaujas veidā, katram biedram rakstveidā apliecinot savu balsojumu.
  • Katram biedram biedru sapulcē ir viena balss neatkarīgi no tā, vai biedrs ir fiziska vai juridiska persona.

Kvorums

No 2010.gada biedrības savos statūtos brīvi var noteikt biedru sapulcē nepieciešamo kvoruma apjomu – arī mazāku par pusi no biedru skaita. Attiecībā uz grozījumu izdarīšanu statūtos likums nosaka, ka biedru sapulce ir lemttiesīga, ja tajā piedalās vairāk nekā puse no biedriem, ja statūtos nav noteikts lielāks kvorums.

Biedru sapulces protokols

Biedru sapulces tiek protokolētas. Saskaņā ar BNL grozījumiem, biedru sapulces protokolā (arī protokola izrakstā) norāda:

1) biedrības nosaukumu;
2) institūciju (persona), kura sasauc biedru sapulci;
3) biedru sapulces norises vietu un laiku;
4) laiku, kad biedriem paziņots par biedru sapulces sasaukšanu, un paziņošanas veidu;
5) kopējo biedrības biedru skaitu;
6) sapulcē klātesošo biedru (biedru pārstāvju) skaitu;
7) darba kārtības jautājumus;
8) darba kārtības jautājumu apspriešanas gaitu un saturu;
9) balsošanas rezultātus, norādot balsu skaitu „par” vai „pret” par katru lēmumu;
10) pieņemtos lēmumus.

Biedru sapulces protokolu paraksta sapulces vadītājs un protokolists. Ja Uzņēmumu reģistrā tiek iesniegts sapulces protokola izraksts, tad to paraksta persona, kura saskaņā ar statūtiem ir tiesīga pārstāvēt biedrību atsevišķi.